Podstawą gospodarki finansowej w instytucji kultury jest plan finansowy. Plan finansowy przygotowuje dyrektor jednostki w oparciu o podstawowy element finansowy jakim jest dotacja którą otrzymuje od urzędu miasta, gminy oraz ewentualne dochody własne jeśli jednostka takie planuje. Plan finansowy wcale nie musi sprawiać problemów. Dlaczego więc tak trudno go sporządzić? Czy podawać w nim przychody i koszty brutto czy netto? Na jakich kontach rachunkowych opierać się tworząc plan finansowy? Dlaczego pojawiają się i jak rozwiązywać nieporozumienia z organizatorem? Poniżej przedstawiamy najczęściej pojawiające się pytania oraz wątpliwości związane z planem finansowym.

Czy sporządzając plan finansowy, instytucja kultury musi osobno zaplanować koszty pokryte dotacją, a osobno koszty pokryte przychodami własnymi?

Podstawą gospodarki finansowej instytucji kultury jest plan finansowy ustalony przez dyrektora, z zachowaniem wysokości dotacji organizatora, sporządzony zgodnie z przepisami ustawy o finansach publicznych (art. 27 ust. 3 i 4 Ustawy z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej).

W planie finansowym instytucja kultury ma obowiązek wyodrębnić (art. 31 ustawy o finansach publicznych):

1) przychody z prowadzonej działalności;
2) dotacje z budżetu państwa lub budżetów jednostek samorządu terytorialnego;
3) koszty, w tym:
a) wynagrodzenia i składki od nich naliczane,
b) płatności odsetkowe wynikające z zaciągniętych zobowiązań,
c) zakup towarów i usług;
4) środki na wydatki majątkowe;
5) środki przyznane innym podmiotom;
6) stan należności i zobowiązań na początek i koniec roku;
7) stan środków pieniężnych na początek i koniec roku.

Organizator nie może decydować, na co instytucja kultury ma przeznaczyć dotację podmiotową, jednak może w zarządzeniu w sprawie opracowania materiałów planistycznych do projektu uchwały budżetowej określić wzór i szczegółowość planu finansowego.

Instytucja przekazała organizatorowi nieodpłatnie środek trwały, który został sfinansowany dotacją, w związku z czym przy dokonywaniu odpisów amortyzacyjnych zwiększały się pozostałe przychody. Środek ten nie został umorzony w całości przed przekazaniem organizatorowi, zatem nieumorzona wartość będzie stanowiła pozostałe koszty operacyjne. Pozostała wartość na koncie rozliczeń międzyokresowych będzie równa nieumorzonej części środka trwałego, co w rozrachunku daje zero. Jak instytucja powinna wykazać tę transakcję w planie finansowym?

Otrzymaną dotację na zakup środka trwałego kwalifikuje się do rozliczeń międzyokresowych przychodów. Następnie kwota ta stopniowo zwiększa pozostałe przychody operacyjne, równolegle do odpisów amortyzacyjnych dokonywanych od tego środka trwałego (art. 41 ust. 2 Ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości). Jeśli w chwili nieodpłatnego zbycia organizatorowi środek trwały nie został w całości zamortyzowany, to nierozliczoną kwotę widniejącą na koncie rozliczeń międzyokresowych przychodów instytucja kultury zalicza do pozostałych przychodów operacyjnych.

Pozostałe przychody i koszty operacyjne instytucja kultury prezentuje w planie finansowym. Najprawdopodobniej do momentu podjęcia decyzji o przekazaniu środka trwałego do organizatora instytucja kultury nie ujęła tych wartości w planie finansowym, a zatem powinna go skorygować. Zmiana w zakresie przychodów i kosztów wymaga wprowadzenia zmian w planie finansowym (art. 52 ust. 3 Ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych). W tym przypadku wartość pozostałych kosztów i przychodów będzie jednakowa, jednak wpłynie na wykazaną kwotę w planie finansowym.

Czy zmiana planu finansowego w zakresie przychodów i kosztów zawsze musi być dokonana przez zarządzenie dyrektora? Czy wystarczy pismo dotyczące zmiany planu (na jakich kontach dokonano przesunięć)?

Planowane koszty można zwiększyć tylko wtedy, gdy zrealizowane zostały wyższe niż prognozowane przychody lub gdy zwiększenie kosztów nie spowoduje zwiększenia dotacji albo zwiększenia planowanego stanu zobowiązań. Zmiany w zakresie kosztów wymagają także zmian w rocznym planie finansowym (art. 52 ust. 2 i 3 ustawy o finansach publicznych). Zmiany planu finansowego wynikające z art. 52 ustawy o finansach publicznych wymagają podjęcia decyzji (zarządzenia) co do wartości dokonywanych zmian. Jest to ważne w kontekście zarządzania ryzykiem naruszenia dyscypliny finansów publicznych. A zatem zmiany planu finansowego wymagają zarządzenia dyrektora instytucji kultury.

Ewa Ostapowicz