W toku swoich prac rady i sejmiki zobowiązane są przestrzegać przepisów regulujących obywatelskie prawo dostępu do informacji publicznej. Odpowiedzialność za ich przestrzeganie spoczywa na przewodniczącym organu stanowiąco-kontrolnego.

Kwestia stosowania przepisów o dostępie do informacji publicznej w praktyce działania rad gmin, rad powiatów i sejmików województw musi być rozpatrywana na kilku różnych płaszczyznach. Przede wszystkim organy stanowiąco-kontrolne jednostek samorządu terytorialnego zobowiązane są do przestrzegania przepisów nakazujących udostępnianie informacji publicznej z urzędu. W tym obszarze należy wskazać na:

  1. konieczność zapewnienia obywatelom wstępu na sesje rad lub sejmików, oraz na posiedzenia ich komisji;
  2. obowiązek prowadzenia i udostępniania transmisji z sesji rady lub sejmiku;
  3. obowiązek sporządzania i udostępniania protokołów z sesji rady lub sejmiku, oraz z posiedzenia komisji.

Prawo do wstępu na sesje

Konieczność zapewnienia obywatelom wstępu na sesje rad lub sejmików jest korelatem obywatelskiego prawa do wstępu na posiedzenia organów władzy publicznej, których członkowie wybierani są w wyborach powszechnych. W przepisach ustaw zakres tego uprawnienia został rozszerzony także na prawo wstępu na posiedzenia komisji (organów pomocniczych) rad lub sejmików. Przepisy ustawy o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 902) przewidują wprost, że prawo to nie może zostać ograniczone z uwagi na warunki techniczne lub lokalowe w efekcie czego wstęp na sesję lub posiedzenie uzyskałyby tylko niektóre osoby.

Regulacje dotyczące obywatelskiego prawa wstępu na posiedzenie mają dwie praktyczne konsekwencje. Po pierwsze, nie ma możliwości wyłączenia jawności sesji i przeprowadzenia obrad „przy drzwiach zamkniętych”. Możliwość takiego działania nie może zostać dopuszczona w przepisach statutu j.s.t. Takie przepisy prawa miejscowego będą istotnie naruszały prawo i wojewoda w trybie nadzorczym stwierdzi o ich nieważności. Po drugie, przewodniczący rady nie ma możliwości zobowiązania osoby obecnej do jej opuszczenia lub odmówienia obywatelowi prawa wstępu na obrady. Obywatel, który spotkał się z takim działaniem ma prawo do wniesienia skargi do sądu administracyjnego na taką czynność.

Należy także zauważyć, że prawo do wstępu na sesje lub posiedzenia nie oznacza, że obywatele obecni na posiedzeniu będą mogli uczestniczyć w dyskusji z radnymi. Dopuszczenie do aktywnego udziału mieszkańców w obradach uzależnione jest od decyzji przewodniczącego lub postanowień statutu właściwej j.s.t.

Transmisje

Od 2018 r. na radach lub sejmikach spoczywa obowiązek transmitowania sesji tych organów w czasie rzeczywistym. Transmisja powinna zapewniać przekazywanie zarówno obrazu jak i dźwięku. Odpowiedzialność za zorganizowanie transmisji obrad spoczywa na przewodniczącym rady lub sejmiku. W praktyce administracyjnej władze samorządowe w różny sposób realizują obowiązek zapewniania transmisji z obrad. Niektóre j.s.t. udostępniają transmisje na swoich stronach Biuletynu Informacji Publicznej, inne wykorzystują do tego celu platformy internetowe dedykowane do obsługi prac organu stanowiąco-kontrolnego. Zdarza się również, że transmisje udostępniane są kanale właściwej j.s.t. na YouTube.

Prawidłowość realizowania obowiązku transmitowania sesji organów stanowiąco-kontrolnych w czasie rzeczywistym była w ostatnim czasie kontrolowana przez Najwyższą Izbę Kontroli. W wynikach kontroli Izba wskazała, że konieczność realizowania ustawowego obowiązku nie wyłącza konieczności stosowania przepisów o ochronie danych osobowych. NIK, w kontrolowanych gminach, stwierdził naruszenie przepisów RODO w sytuacjach w których transmisja z sesji była prowadzona z wykorzystaniem portalu YouTube. Z wynikami kontroli można zapoznać się tutaj.

Obecnie obowiązujące przepisy nie przewidują obowiązku transmitowania posiedzeń komisji rad lub sejmików. Niemniej jednak prowadzenie tego rodzaju działań należy do dobrej praktyki administracyjnej. W praktyce samorządowej wiele rozstrzygnięć zapadających na sesjach organów stanowiąco-kontrolnych j.s.t. wypracowywanych jest na posiedzeniach komisji. Transmitowanie posiedzeń komisji niewątpliwie służy przybliżeniu procesu decyzyjnego obywatelom.

Protokoły

Niezależnie od obowiązku prowadzenia transmisji z sesji rad lub sejmików, ustawa o dostępie do informacji publicznej przewiduje konieczność sporządzania protokołu. Obowiązek ten obejmuje swoim zakresem zarówno dokumentowanie sesji organu stanowiąco-kontrolnego jaki dokumentowanie posiedzeń komisji. Protokoły powinny być sporządzane bez zbędnej zwłoki po zakończeniu sesji lub posiedzenia, zatwierdzane i podawane do publicznej wiadomości. Obowiązek sporządzania protokołów ma jednak względny charakter. Przepisy ustawy o dostępie do informacji publicznej przewidują, że od konieczności sporządzania protokołów można odstąpić, jeżeli udostępnione obywatelom zostaną nagrania w całości dokumentujące sesję lub posiedzenie.

Zapraszamy na II Kongres Przewodniczących Rad Gmin, Rad Powiatów i Sejmików Województw!

Dostęp do informacji publicznej w pracach rady gminy jest kluczowym elementem transparentności działania organów samorządowych, co wpływa na zaufanie obywateli i ich aktywny udział w życiu publicznym. Przewodniczący rady odgrywa tu istotną rolę, dbając o przestrzeganie przepisów dotyczących jawności posiedzeń, transmisji obrad oraz sporządzania i udostępniania protokołów. Wymogi te obejmują zarówno sesje rady, jak i posiedzenia komisji, a obowiązek ich realizacji jest nie tylko prawnym wymogiem, ale i dobrą praktyką administracyjną, która pozwala na pełne zaangażowanie obywateli w proces decyzyjny samorządów.

Serdecznie zapraszamy do udziału w II Kongresie Przewodniczących Rad Gmin, Powiatów i Sejmików Województw, który odbędzie się w dniach 15-16 listopada 2024 roku w Hotelu Windsor w Jachrance. Jednym z istotnych punktów programu będzie panel poświęcony dostępowi do informacji publicznej, gdzie omówione zostaną praktyczne wyzwania związane z obowiązkiem transmisji obrad, udostępnianiem protokołów oraz ochroną danych osobowych. To doskonała okazja, aby dowiedzieć się więcej o najlepszych praktykach w zakresie transparentności działania rad oraz wymienić się doświadczeniami z innymi samorządowcami z całego kraju. Wspólnie znajdźmy najlepsze rozwiązania, które przybliżą procesy decyzyjne mieszkańcom i zwiększą efektywność działania organów samorządowych.

Jakub Dorosz-Kruczyński