Sygnalista to osoba zgłaszająca naruszenia prawa w zakładzie pracy, stąd jest niezwykle ważną kwestią zrozumienie, jak istotne i kluczowe jest respektowanie uwag osób zgłaszających nieprawidłowości w ich identyfikacji oraz eliminowaniu, a co za tym idzie niezbędności dla ogólnego interesu publicznego. W związku z powyższym procedury służące skutecznej identyfikacji i eliminowaniu nieprawidłowości są jak najbardziej pożądane oraz mają na celu pomoc w realizacji powyższego celu. 17 grudnia 2021 to data do której najpóźniej muszą zostać wdrożone procedury dotyczące ochrony sygnalistów.

Dyrektywa reguluje ochronę osób, które dokonują zgłoszeń nieprawidłowości i naruszeń, o których uzyskały informacje w kontekście związanym z pracą. Przewiduje się możliwość zgłaszania nieprawidłowości trzema kanałami:

  1. wewnętrznym (w ramach organizacji tj. przedsiębiorstwa) - założeniem dyrektywy jest, by zachęcać do składania zgłoszeń tymi kanałami, zanim zostaną skierowane do organów zewnętrznych, jeśli naruszeniu można skutecznie zaradzić wewnątrz organizacji, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych,
  2. zewnętrznym (do właściwego organu) lub
  3. w drodze ujawnienia publicznego do mediów (w ostateczności, jeśli wcześniej dokonano zgłoszenia wewnętrznego lub zewnętrznego i nie zostały podjęte żadne działania).

Nowe obowiązki pracodawców:

  1. Utworzenie wewnętrznego kanału i opracowanie procedur zgłaszania naruszeń, przy wykorzystaniu których pracownicy będą mieli możliwość dokonywania zgłoszeń;
  2. Wyznaczenie osoby/ osób odpowiedzianych za obsługę naruszeń;
  3. Wprowadzenie procedury ochrony sygnalistów zgodnej z RODO, polityką antymobbingową w kontekście kodeksu etyki;
  4. Prowadzenie rejestru zgłoszeń - dyrektywa określa zasady jego prowadzenia.
  5. Przeszkolenie wszystkich pracowników w kontekście praw i obowiązków sygnalisty
  6. Opracowanie materiałów informacyjnych dotyczących funkcjonujących w jednostce kanałów zgłoszeń;

Należy zaznaczyć, iż zgłaszający naruszenie pracownicy oraz inne osoby w kontekście związanym z pracą - w tym np. zatrudnieni na podstawie umowy cywilnoprawnej, samozatrudnieni, wspólnicy, stażyści, wykonawcy, podwykonawcy, dostawcy, byli pracownicy, osoby w trakcie rekrutacji są objęci ochroną, w rozumieniu Dyrektywy o sygnalistach.

Niezwykle ważną kwestią, którą należy zaznaczyć jest aspekt edukacyjny i budowanie w pracownikach przekonania, że sygnalizowanie problemów nie jest „skarżeniem", lecz wpływa na poprawę bezpieczeństwa funkcjonowania pracodawcy. Ponadto warto przekonywać, że zgłoszenie wewnętrzne jest lepszym rozwiązaniem niż zgłoszenie zewnętrzne - zgłoszenie zewnętrzne zawsze wiąże się z ryzykiem wyciągnięcia konsekwencji przez organ. W związku z powyższym bardzo ważnym aspektem, niezbędnym do przeprowadzenia przez pracodawcę jest odpowiednie szkolenie pracowników.

Teks opracowany został przez doświadczoną, niezależną konsultant z dziedziny finansów publicznych oraz prawa pracy. Trenerka FRDL od lat zajmuje się opracowywaniem i wdrażaniem procedur w instytucjach sektora finansów publicznych w tym wdrażania systemu kontroli zarządczej dla sektora publicznego. Posiada uprawnienia audytora PN-ISO/EIC 27001 – Systemy Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji, pełni funkcje Inspektora Ochrony Danych w dużych firmach produkcyjnych, w Krajowej Szkole Sądownictwa i Prokuratury, jednostkach samorządowych. Czynny Koordynator ds. dostępności oraz sygnalista w Urzędzie.