Nowe zasady e-doręczeń w 2025 roku. Wybrane zagadnienia praktyczne z Kodeksu postępowania administracyjnego

Przedmiotem proponowanego szkolenia jest kompleksowe omówienie prowadzenia postępowań administracyjnych ze szczególnym uwzględnieniem e-doręczeń. Podczas zajęć, krok po kroku, wskażemy:
• Jak prawidłowo wszcząć postępowanie administracyjne?
• Jak prawidłowo liczyć terminy na załatwienie sprawy?
• Jak zapewnić stronom prawo czynnego udziału w postępowaniu?
• Jak skutecznie doręczać korespondencję, także z uwzględnieniem zasad, wprowadzonych ustawą o doręczeniach elektronicznych?
Zajęcia mają charakter wykładowo - warsztatowy, prezentowane zagadnienia zostaną poparte licznymi przykładami, a po każdym module uczestnicy rozwiążą casusy, przygotowane w oparciu o orzeczenia sądów administracyjnych.

• Zdobycie i ugruntowanie wiedzy praktycznej dotyczącej stosowania prawidłowych procedur w prowadzonych postępowaniach, kończących się wydaniem decyzji administracyjnej.
• Zapoznanie z nowymi zasadami e-doręczeń, wprowadzonymi ustawą nowelizującą ustawę o doręczeniach elektronicznych.
• Wskazanie najczęściej popełnianych błędów proceduralnych oraz błędów w wydawanych decyzjach administracyjnych.
• Poznanie zasad skutecznego doręczenia decyzji w sytuacji, gdy:
- w postępowaniu uczestniczy tylko jedna strona,
- mamy do czynienia z wielością stron postępowania,
- stronami postępowania są małżonkowie, zamieszkali pod tym samym adresem.
• Uzyskanie odpowiedzi między innymi na następujące pytania:
- Czy datą wszczęcia postępowania jest dzień złożenia wniosku, czy też dzień jego uzupełnienia, jeśli wniosek był niekompletny?
- Czy możemy przedłużyć postępowanie od razu o 3 miesiące?
- Czy miesiąc to 30 dni?
- Na czym polega „fikcja doręczenia” i jaka jest jego skuteczność?
- Komu doręczyć decyzję w przypadku śmierci strony?
- Jak redagować uzasadnienie decyzji administracyjnej, aby jego treść była zrozumiała dla stron?
- Jaka jest różnica między ostatecznością a prawomocnością decyzji?
- Czy zamieszczanie danych osobowych (imię, nazwisko i adres) stron postępowania w decyzji jest zgodne z RODO?
- Jaka jest różnica między „fikcją doręczenia tradycyjnego” a „fikcją doręczenia elektronicznego”?

1. Zasady postępowania administracyjnego jako normy prawne:
• Zasady pisemności - załatwianie spraw drogą telefoniczną, za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub za pomocą innych środków komunikacji - zastosowanie praktyczne, „prostota i szybkość postępowania”.
• Zasada współdziałania organów - jak reagować w przypadku braku odpowiedzi innego organu administracji w terminach przewidzianych przepisami prawa? Współdziałanie organów jako obowiązek, zwołanie posiedzenia w trybie współdziałania.
• Zasada rozstrzygania wątpliwości, co do treści normy prawnej, na korzyść strony - czy w praktyce administracyjnej, w postępowaniach na poziomie I instancji można ją skutecznie zastosować?
• Zasada informowania stron - obowiązek informowania o okolicznościach faktycznych i prawnych.
• Zasada budowania zaufania obywatela do władzy publicznej - co oznacza obowiązek kierowania się proporcjonalnością przy załatwianiu spraw?
• Zasada ugodowego załatwiania spraw - jak realizować obowiązek rozstrzygania kwestii spornych między stronami o sprzecznych interesach?
• Zasada trwałości decyzji ostatecznych - kiedy decyzje ostateczne stają się prawomocne?
• Zasada rozstrzygania wątpliwości co do stanu faktycznego sprawy na korzyść strony – przykłady.
2. Ostateczność, prawomocność i wykonalność decyzji administracyjnej.
3. Wszczęcie postępowania - data wpływu podania czy data uzupełnienia wniosku, w przypadku braków formalnych? Zawiadomienie o wszczęciu postępowania, przekazanie wniosku wg właściwości. Postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania – przesłanki.
4. Wezwanie do usunięcia braków pod rygorem pozostawienia sprawy bez rozpoznania - forma zakończenia sprawy w przypadku braku reakcji strony, procedura postępowania w przypadku uzupełnienia braków po terminie wyznaczonym wezwaniem. Wniosek złożony mailem a pozostawienie sprawy bez rozpoznania.
5. Terminy w postępowaniu administracyjnym - sposoby obliczania terminów w dniach, tygodniach, miesiącach i latach. Koniec terminu a sobota, niedziela i święto. „Podwójne awizo”.
6. Zawiadomienie o niezałatwieniu sprawy w terminie - przedłużenie terminu, niezbędne elementy zawiadomienia, wskazanie nowego terminu.
7. Elementy decyzji administracyjnej - język uzasadnienia.
8. Błędy w decyzjach i ich prostowanie - jakie błędy można uznać za „oczywistą omyłkę pisarską”, a jakie nie? Przykłady.
9. Potwierdzanie za zgodność z oryginałem, w tym na potrzeby prowadzonych postępowań - upoważnianie pracowników prowadzących postępowanie do tych czynności, opłaty skarbowe.
10. Zawiadomienie strony o możliwości wypowiedzenia się, co do zebranych dowodów - elementy zawiadomienia, klauzula zawiadomienia o możliwości wydania decyzji niezgodnej z żądaniem strony- praktyczna (art. 10).
11. Doręczenia w postępowaniu administracyjnym z uwzględnieniem prawa pocztowego, w tym doręczenia za granicę - doręczanie do państw UE, członków EOG i Konfederacji Szwajcarskiej.
12. E-doręczenia:
• Publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE).
• Publiczna usługa hybrydowa (PUH).
• Zmiany w k.p.a. wprowadzane ustawą o doręczeniach elektronicznych.
• K.p.a. a prawo pocztowe.
• Nowe obowiązki podmiotów publicznych w związku z wejściem w życie ustawy o doręczeniach elektronicznych - nowe terminy obowiązywania.
13. Zrzeczenie się prawa do wniesienia odwołania i jego skutki - termin na złożenie oświadczenia, skuteczność odwołania oświadczenia.
14. Wyłączenie pracownika - czy pracownik może brać udział w postępowaniu, w którym jedną ze stron jest szwagier, teściowa, bratanek? Jak liczy się stopnie pokrewieństwa i powinowactwa?
15. Podsumowanie. Pytania i odpowiedzi.

Wszyscy pracownicy administracji rządowej i samorządowej, biorący udział w wydawaniu decyzji administracyjnych, zarówno rozpoczynający pracę w administracji, jak i chcący ugruntować i zaktualizować wiedzę.

Trener procedur administracyjnych i systemów zarządzania w jednostkach administracji publicznej (prowadzi szkolenia z zakresu k.p.a., bezpieczeństwa informacji i ochrony danych osobowych, udostępniania informacji publicznej i ponownego wykorzystywania informacji sektora publicznego, ochrony „sygnalistów” i działań antykorupcyjnych, profesjonalnej obsługi klienta, savoir-vivre w administracji, ustaw samorządowych - szkolenia radnych). Wśród przeszkolonych instytucji sektora publicznego z powyższych zagadnień, w okresie kilkunastu lat, znajdują się liczne urzędy miast i gmin, starostwa powiatowe, urzędy marszałkowskie, jednostki organizacyjne jst. Wykładowca w wielu unijnych projektach szkoleniowych (m.in. „Expert-Urzędnik”, „Urząd na miarę Europy”). Uczestniczył w programie Grundwig 2: Adults Education - Digital Literacy w Bergen (Norwegia) - współautor programu ustawicznego kształcenia dorosłych w międzynarodowej grupie trenerskiej.